아웃룩 사용법 - 메일 백업

안녕하세요. 애플코코넛주스입니다.

 

오늘은 윈도우즈 MS 아웃룩(Outlook) 2007 사용법 중 메일 백업 방법에 대해 설명 드리겠습니다.

 

시작 단계인 아웃룩 2007의 메일 계정 연동에 대해서는 지난 글을 참고하시기 바랍니다.^^

아웃룩 사용법 - 메일 계정 연결

 

이제 계정이 연결된 상태에서부터 설명하겠습니다.

 

1. 백업 파일 생성

1) [파일] → [옵션] 클릭

 

2) [고급] → [내보내기] 클릭

 

3) [내보내기 - 파일] 클릭

 

4) [이메일 주소가 적힌 칸] 선택 → [하위 폴더 포함] 선택 → [다음]

5) [찾아보기] 클릭 → 내가 원하는 폴더 선택, 백업 파일명 입력 후 [다음] 클릭 → [마침] 클릭

 - 기본 설정된 값보다 내가 원하는 폴더와 파일명을 지정하면 나중에 찾기에 수월합니다.

선택 전에는 디폴트 값이 적혀있습니다. (나중에 찾기 힘듦)

폴더 선택 후 파일명, 파일형식을 지정합니다.

내가 선택한 폴더로 바뀐 것을 볼 수 있습니다.(옵션은 첫번째 것으로 그대로 둡니다.)

 

다음으로 로컬 백업 파일을 열때만 사용할 암호를 설정해 줍니다.(간단해도 좋습니다. 아웃룩을 열 때마다 물어봅니다.)

간단한 암호를 만들어 둡니다.(로컬파일 열기위함)

설정해두면 아웃룩을 실행할 때마다 이렇게 물어봅니다.

 

2. 백업 파일 열기

버전에 따라 다를 수 있겠지만 아웃룩 2007에서는 백업파일을 열어주는 작업을 해야 합니다.(한 번 열어주면 다음에는 안해도 됩니다.)

 

1) [파일] → [열기] → [Outlook 데이터 파일 열기] 클릭

   (여담으로, 눈치 채신 분도 있겠지만 밑의 가져오기 버튼은 위의 [파일] → [옵션] → [고급] → [내보내기]와 같은 버튼입니다.)

위의 방법으로 외부의 백업파일 .pst 파일을 열 수 있습니다.

 

2) 내가 아까 저장해 둔 폴더의 파일을 선택한 후 [열기]를 클릭합니다.

 

그리고 새 창이 하나 뜨면, 아까 지정해둔 암호를 입력합니다.

 

아래와 같이 백업 폴더가 열린 것을 확인할 수 있습니다.

위의 부분은 이메일 서버와 바로 연동되는 폴더들입니다.(파일 삭제 시 웹의 파일도 삭제됨)

3. 로컬 백업파일 유지관리

아쉽게도 아웃룩의 백업파일 유지관리는 어려운 편입니다. (이런 저런 방법을 사용해봤지만, 백업파일을 웹과 연동시키기는 쉽지 않고 불안정했습니다.)

 

제가 몇년간 사용한 간단한 사용 노하우를 알려드리겠습니다.

 

1) 깃발 사용

중요한 메일은 깃발을 사용합니다. (나중에 필요할 때 깃발 표시한 것만 모아서 볼 수 있습니다.)

중요하지 않은 메일을 Delete키로 삭제합니다. (웹에서 삭제됨)

 

2) 백업 파일에 드래그하면 웹에서 로컬파일로 이동한다.

사용하다보면 웹의 용량이 찰때가 있습니다. 이럴때는 [받은 날짜]를 클릭해서 날짜순으로 정렬하고, [깃발]을 클릭해서 즐겨찾기 순으로 정렬합니다. 그러면 깃발이 있는 것들은 위로 다 모이고 나머지는 날짜 순으로 정렬되어 있습니다. (옛날 것은 밑으로 가 있습니다)

 

온라인 편지함에서 Ctrl키(부분 선택) 또는 Shift키(여러 개 End to End 선택)로 여러 메일을 선택한 다음에 로컬파일의 편지함으로 드래그하면, 웹에서 로컬파일로 메일이 이동합니다.(웹에서는 메일이 없어짐)

 

맺으며...

스마트폰 메일 앱과 달리 PC에서 사용하는 아웃룩은 백업파일 기능을 사용하여 메일 서버 용량의 한계를 극복할 수 있는 장점이 있습니다.

 

보통 1년에 1GB씩 늘어나는데, 제가 아는 지인들은 파일 용량이 10GB(기가바이트)가 넘을때까지도 사용하는 것도 보았습니다. (권장은 5GB 정도 까지라고 들었습니다.)

 

아웃룩으로 편리한 생활을 누리시기 바랍니다.^^